wiki:coordinators-meeting/meetings/2014-03-27

Coordinator Meeting 3/27 -- Notes

In attendance: Abi, Stephen, Juan Gerardo, Alfredo, Jamie, Analia, Hilary, Mallory

Discussed Alfredo's recently posted policy about intentionality -- there hasn't been comment so it will go forward to the LC meeting.

Discussed the Treasurer proposal.This treasurer is meant to serve as an internal position to approve payments and to produce financial reports -- separate from any legally required treasurer which will have to be determined by each administrative office. This proposal should be considered in conjunction with the proposal to split the Admin and Membership teams.The admin team's purpose and function would be similar or at least coordinated with the treasurer.

I just want to summarize some of the key points -- there was a lot to the conversation -- so please edit these notes if they are not accurate or comprehensive enough.

There are differing opinions as to the best procedure.

-whether the functions of the treasurer should be the responsibility of one elected person from the LC or more than one person or held within the admin team

-the specific roles and responsibilities -- whether the treasurer should have check writing ability or be removed from financial transactions and serve in an approval/monitoring role

-Whether we want one treasurer to be responsible for both mexico and us books

Some of the key concerns around this position is about power -- how much power this position could and should wield.And how to guard against future power struggles especially if the admin team becomes more populated by members who have not been elected.Right now less than 10% of members are active but we're hoping this will change.We need a structure for participation and need to define the purpose and goals of the admin team so one team won't have so much power over the others.

Having a treasurer elected by the LC could be one safeguard measure.Having the admin team with only the power to execute the budget approved by the LC is another.Then the treasurer or admin team's responsibility is to manage the approved budget, and flag items outside the budget.Also ensuring that there is some seniority requirement for consideration for the position could be another safeguard.

The proposal for administration does require that the bookkeepers from both offices are members.The check writers and treasurer would be members as well.

Budget Discussion

Support -- Jamie

the budget presented already represented a decrease over other years at $97K

The two biggest line items are colocation fees and staffing -- 76%

Colocation costs could be reduced through consolidation but this is considered risky.Salaries should be cut as last resort.

An additional cut could be $3 for the sexism and racism curriculum development -- strong feeling funds could be raised through grants or crowdsourcing.

$9K for two servers -- we may get by with more, but if we grow substantially we may need more.

The rest of the budget is less than $5K and includes necessary costs like domain name registration and security certificates.

FINAL NUMBER$94430.50

Outreach -- Alfredo

Cut 59% of budget to $21,000

Cut down conference appearances and printed materials

Keeping raise for Alfredo

Budget does not include convergence proposal -- will be made separately to LC

FINAL NUMBER$21,500

MEMBERSHIP ADMIN -- Hilary

We separated the budgets.

Admin has all the costs for rent, postage, bank fees, LC and Membership Meeting costs.

The only additions were $2200 for the bookkeeper in Mexico and $1000 for the financial review.Hilary's salary was moved to admin.

Juan Ge also noted there's an additional administrative position in mexico at $250/month

Jamie asked why the Membership meeting wasn't in the membership budget.This was not resolved, but regardless of where the money is the charges remain.

Also not included in number is the Mexico taxes -- they were paid at the maximum of 30% last year.The goal is to reduce the payment to 6-7% this year.

FINAL NUMBER ADMIN - $ 36,600

Membership removed all budget line items to B budget including staff position and videographer.Only addition was salary amount to bring Hilary's pay/hours in accordance with the other staff.

FINAL NUMBER MEMBER $2500

INTERNATIONAL -- Mallory

They haven't met on budget but have stripped down most items except for WSF, solidarity economy conference and interpreter for meetings.

Everything was on B budget except interpreter at $600

Also dues for APC at $1000

Juan Ge asked for additional $1500 for international budget

FINAL NUMBER$2500

TOTAL BUDGET:$157530.50

Important to note this amount doesn't include taxes in Mexico, the emergency fund or any expenditure towards the website redesign.

Coordinador de reuniones 3/27 -- notas

Asistentes: Abi, Stephen, Juan Gerardo, Alfredo, Jamie, Analia, Hilary, Mallory

Alfredo discutido recientemente publicado acerca de intencionalidad política, no ha habido comentario así irá hacia adelante a la reunión de LC.

Discute la propuesta de tesorero. Este tesorero está destinado a servir como una posición interna para aprobar los pagos y para producir informes financieros -- separar cualquier tesorero legalmente requerido que tendrá que ser determinada por cada oficina administrativa. Esta propuesta debe considerarse conjuntamente con la propuesta de dividir los equipos Admin y membresía. Objetivos y funciones del equipo administrador sería menos coordinada con el tesorero o similares.

Solo quiero resumir algunos de los puntos clave -- hubo mucho a la conversación -- así que por favor editar estas notas si no están lo suficientemente completa o precisa.

Hay diferentes opiniones sobre el mejor procedimiento.

-Si las funciones del Tesorero debe ser responsabilidad de una persona elegida de la LC o más de una persona o celebrado dentro del equipo de admin -las funciones específicas y responsabilidades -- si el Tesorero debe tener capacidad de escritura de cheque o eliminarse de las transacciones financieras y servir en un papel de aprobación y monitoreo -Si queremos un tesorero responsable tanto en México como nos libros Algunas de las preocupaciones claves alrededor de esta posición es poder -- cuánto esta posición podría y debería ejercer. Y cómo protegerse contra las luchas de poder futuro especialmente si el equipo de administración se convierte más poblado por miembros que no han sido elegidos. Ahora menos del 10% de los miembros están activo pero esperamos que esto va a cambiar. Necesitamos una estructura para la participación y la necesidad de definir el propósito y los objetivos de la administración del equipo un equipo no tiene tanto poder sobre los demás.

Tener un tesorero elegido por la LC podría ser una medida de salvaguardia. El equipo de administración con sólo el poder de ejecutar el presupuesto aprobado por el LC es otro. Entonces responsabilidad del Tesorero o administrador del equipo es gestionar el presupuesto aprobado y elementos fuera del presupuesto de la bandera. También asegura que hay algún requisito de antigüedad para considerar la posición podría ser otra salvaguardia.

La propuesta de la administración requiere que los contables de ambas oficinas son miembros. Los escritores de cheque y Tesorero serían miembros también.

Discusión de presupuesto

Soporte -- Jamie

el presupuesto presentado ya representó una disminución en otros años en $97K

Los dos artículos de línea más grandes son las tasas de colocación y personal -- 76% Los costos de colocación podrían reducirse mediante la consolidación pero esto se considera riesgoso. Los salarios deben cortarse como último recurso.

Un corte adicional podría ser $3 para el desarrollo curricular de sexismo y racismo -- fondos de fuerte sentimiento podrían plantearse a través de subvenciones o crowdsourcing.

$9K para dos servidores -- tengamos más, pero si crecemos substancialmente más podríamos necesitar.

El resto del presupuesto es menos de $5K e incluye gastos necesarios como los certificados de seguridad y registro de nombre dominio.

NÚMERO FINAL $94430,50

Extensión -- Alfredo Corte 59% del presupuesto a $21.000 Cortar las apariencias Conferencia y materiales impresos Mantener el aumento de Alfredo

Presupuesto no incluye convergencia propuesta -- se realizará por separado a LC

NÚMERO FINAL $21.500

MEMBRESÍA ADMIN -- Hilary

Separamos los presupuestos.

Admin tiene todos los costos en alquiler, gastos de envío, comisiones bancarias, costos LC y reunion de socios. Las únicas incorporaciones fueron $2200 para el tenedor de libros en México y $1000 para la revisión financiera. Salario de Hilary se trasladó a admin. Juan Ge también señaló que hay una posición administrativa adicional en México en $250/ mes Jamie preguntó por qué la reunión de membresía en el presupuesto de la membresía. Esto no está resuelto, pero independientemente de dónde está el dinero siguen siendo los cargos. No incluido en número es los impuestos México -- fueron pagadas en un máximo del 30% el año pasado. El objetivo es reducir el pago a 6-7% este año.

FINAL NÚMERO ADMIN - $ 36.600

Membresía había quitado todas partidas presupuestarias al presupuesto B incluyendo posición personal y camarógrafo. Sólo la adición fue cantidad de sueldo para traer paga/horas de Hilary conforme a los otros miembros del personal.

MIEMBRO NÚMERO FINAL $2500

INTERNATIONAL -- Mallory

Ellos no se conocen sobre presupuesto pero han despojado por la mayoría de los artículos con excepción de FSM, Conferencia de economía solidaria e intérprete para las reuniones.

Todo estaba en presupuesto B excepto intérprete de $600 También cuotas de APC en $1000

Juan Ge pedido adicional $1500 para presupuesto internacional

NÚMERO FINAL $2500

PRESUPUESTO TOTAL: $157530,50

Importante señalar que este monto no incluye los impuestos en México, el fondo de emergencia o cualquier gasto hacia el rediseño del sitio Web.

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