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Timestamp:

Sep 5, 2014, 12:40:25 AM (11 years ago)

Author:

Hilary Goldstein

Comment:

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admin-team/meetingnotes9-4-14

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+Admin Team Meeting
+Jamie, Louis, Sandra, Hilary, Alfredo
+
+Go over the budget
+
+Do we need additional COOP Budget
+
+Team Activities
+
+Some questions about Sandra’s budget report:
+Budget doesn’t include income –
+        Only June numbers are received.  July and August 
+        Since January – income of $3,500 US.
+Do we have a sense of the tax amounts?  We never added to the budget.
+        Payout of $7,000 US for the end of the year.
+        Between Oct and Nov – will get $8,000 US 
+        We should pay 48% of income – but there are ways to reduce.
+        We paid 20% last year.
+        Have to pay according to receivables even if we can’t recoup the payment.
+
+        Three checks – from the face to face meeting in Mexico for close to $2000.
+        Those are not budgeted.
+
+Spent to date:  $4357.26
+Expected budget:  $7,175.78 plus $7,000 in taxes.   ---  $14175.78
+Need more specific numbers of income.
+
+Question regarding budgeting – do we need an additional budget to include COOP activities.
+$400 additional – for brochures and stickers.
+
+We didn’t account for the activities and budget of the Mexican Coop.
+I propose the admin team prepare a 2014 admin report and adds COOP activities.
+Also need to prioritize a plan for approving expenditures that is clear, easy to track and allows us to make sure we are keeping to our budget and alerted to when we are going over budget.
+There should be some approval process to ensure accountability.
+
+There should be a fund for overage charges.
+But there should also be a process where those charges are approved.
+
+It’s also important to clarify the relationship between the coop and mfpl as part of making these decisions.    
+
+Unforseen expenses – there are two ways to deal with it.
+Misc as certain percentage of the budget.
+Or set up procedure for approval that can happen quickly.
+Clearly if someone comes in with an unforeseen expense of 20% of the budget then we need a more serious process.
+
+Louis will write down the issue.
+
+Use of emergency fund should be rare.
+We should try to make the budget as accurate as possible.
+We should not go over budget.
+
+Issue we have is the LC approved a budget, knowing it was more than we brought in the previous year.
+
+Maybe we need a two stage process in developing our budget.
+What are the base costs? What are our priorities in determining base costs?
+What are absolute expenses based on projected income.
+Need to start with that agreement.
+Then build from there.  What can we play with on top of that minimum.
+There may be political perspectives that differ.  That’s what we will have to determine.
+
+This is one idea.
+
+Question – in the US is there a percentage number of certain payment that we can expect?
+
+Not sure – but it would make sense to think about base operating costs and then look at projected income on top of that.
+What we have made and if we make more – what we could do.
+
+Our goal should be precise about projected income, and try to get as many members as possible pay their dues.
+
+Great effort that we have actual budget reports.
+Also need regular reporting.
+[Couldn’t understand the rest.]
+
+We ended the meeting.
+        
+Reunión del equipo de admin
+
+Revisar el presupuesto
+
+¿Necesitamos un presupuesto adicional de COOP
+
+Actividades en equipo
+
+Algunas preguntas sobre el informe sobre el presupuesto de Sandra:
+Presupuesto no incluye ingresos –
+Se reciben solamente números de junio. Julio y agosto
+Desde enero – ingresos de 3.500 dólares.
+¿Tenemos un sentido de los importes de impuestos? Nunca hemos añadido al presupuesto.
+Pago de 7.000 dólares para el final del año.
+Entre octubre y noviembre – recibirá $8.000 USD
+Debemos pagar el 48% de los ingresos – pero hay maneras de reducir.
+Pagamos 20% el año pasado.
+Tienen que pagar según cuentas por cobrar, incluso si no recuperamos el pago.
+
+Tres cheques – desde la reunión cara a cara en México por cerca de $2000.
+Quienes no están presupuestados.
+
+Pasado hasta la fecha: $4357,26
+Esperado presupuesto: $7.175,78 y $7.000 en impuestos. ---$14175,78
+Necesita números más específicos de los ingresos.
+
+Pregunta sobre presupuestación – necesitamos un presupuesto adicional para incluir actividades COOP.
+$400 adicionales – para folletos y pegatinas.
+
+No consideramos a las actividades y el presupuesto de la cooperativa mexicana.
+Propongo el equipo admin prepara un informe de la administración de 2014 y agrega actividades COOP.
+También debemos priorizar un plan para la aprobación de los gastos que es clara, fácil de seguir y nos permite hacer seguro de que mantienen a nuestro presupuesto y alertó que cuando vamos a presupuesto.
+Debe haber un proceso de aprobación para asegurar la rendición de cuentas.
+
+Debe haber un fondo para gastos extras.
+Pero también debe haber un proceso donde se aprueban esos cargos.
+
+También es importante aclarar la relación entre la cooperativa y mfpl como parte de estas decisiones.
+
+Gastos imprevistos – hay dos maneras de lidiar con eso.
+Misc como cierto porcentaje del presupuesto.
+O establecer el procedimiento para la aprobación que le puede pasar rápidamente.
+Claramente si alguien llega con un gasto imprevisto del 20% del presupuesto, entonces necesitamos un proceso más grave.
+
+Louis a escribir el tema.
+
+Uso del fondo de emergencia debe ser rara.
+Deberíamos hacer lo más precisa posible el presupuesto.
+No deberíamos ir encima del presupuesto.
+
+Problema que tenemos es que la LC aprobó un presupuesto, sabiendo que era más de lo que hemos traído en el año anterior.
+
+Tal vez necesitamos un proceso de dos etapas en el desarrollo de nuestro presupuesto.
+¿Cuáles son los costos base? ¿Cuáles son nuestras prioridades en la determinación de los costos de base?
+¿Cuáles son los gastos absolutos basados en los ingresos proyectados.
+Debes empezar con ese acuerdo.
+Entonces construir desde allí. Lo que podemos jugar con encima de ese mínimo.
+Puede haber perspectivas políticas diferentes. Eso es lo que tenemos que determinar.
+
+Esta es una idea.
+
+¿Pregunta – en los Estados Unidos existe un número de porcentaje de ciertos pagos que podemos esperar?
+
+No estoy seguro – pero sería lógico pensar en base de los costos de operación y luego mira proyecta ingresos por encima de eso.
+Lo que hemos hecho y si hacemos más – lo que podríamos hacer.
+
+Nuestro objetivo debe ser preciso sobre los ingresos proyectados y tratar de conseguir a tantos miembros como posible pagar sus cuotas.
+
+Informa el gran esfuerzo que tenemos presupuesto real.
+También necesitan informes periódicos.
+[No podía entender el resto].
+
+Terminamos la reunión.
+