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Plan de trabajo de la reunión de membresía 2018

Ver la propuesta inicial para una visón general de la idea. Ver la discussion de este plan. En resumen: organizamos un panel de presentación en la web en donde tocamos los temas en que queremos centrarnos. Invitamos a todos los miembros a presenciar la transmisión en vivo y realizamos una grabación para que este disponible, así alentamos firmemente a todos los miembros a mirarla. Luego, invitamos a nuestra membresía a asistir a una reunión en línea de una hora para identificar las tres prioridades más importantes para la organización en el próximo año. Programamos de 6 a 8 reuniones y podemos hacer que algunas de las reuniones tengan temáticas específicas. Después de cada reunión de una hora, las prioridades del grupo se publican en nuestro foro de discusión. Al final de todas las reuniones, toda la membresía vota en línea para los nuevos miembros del Comité de Dirección y priorice las prioridades discutidas en la reuniones de grupos pequeños.

Planificación inicial

| El Equipo de Estrategia debe tener propuestas concretas para ser aprobadas durante la Reunión del Comité de Liderazgo del 13 de agosto en las siguientes áreas:

  • Identifique eltema general de la reunión y los presentadores propuestos para el panel / presentación inicial: este paso es la parte crítica para superar las barreras políticas a la participación al alinear la importancia de nuestro trabajo con la misión y los objetivos de nuestros miembros.
  • IIdentifique las discusiones en grupos pequeños basadas en temas: - cuáles son los temas y una breve descripción de cada uno. Podemos programar tanto discusiones de grupos pequeños específicos del tema como discusiones generales de grupos pequeños.
  • demográficos:: decida si tenemos grupos bilingües y / o grupos intencionalmente mixtos de Estados Unidos / México y si necesitamos contratar intérpretes.
  • Proponer un cronograma inicial (fechas y horas) de la presentación inicial del panel y cada discusión en grupos pequeños (probablemente octubre / noviembre), así como las fechas del período de votación.
  • Proponerla tecnología que se usará para las discusiones en grupos pequeños (Mumble: calidad de audio sólida como la roca vs Jitsi-meet video para todos los participantes, pero con calidad de audio imposible de predecir e imposible de conectar para algunas personas con velocidades débiles de Internet).
  • Decisión sobre si las discusiones debengrabarse o simplemente resumirse a través de notas en el foro de discusión.

Durante la reunión del Comité de Liderazgo del 13 de agosto, deberíamos aprobar (o modificar) las propuestas y asignar al menos dos miembros del Comité de Liderazgo a cada discusión de grupos pequeños como facilitadores. Ver el calendario.

Alcance inicial

Durante la semana del 13 de agosto, envíar un correo electrónico general anunciando el nuevo enfoque de la reunión de membresía haciendo saber a la gente que el registro para la reunión comenzará a principios de septiembre. También debemos recordar a los miembros que tenemos cuatro vacantes para los miembros del Comité de Liderazgo y que están abiertas las nominaciones.

Durante agosto, la presentación del panel y todas las reuniones de los grupos pequeños deben registrarse en CiviCRM como eventos separados y con páginas de inscripción en línea, asímo como miembro del Comité de Dirección que facilitará la sesión.

Creamos una página de membresía en nuestro sitio web principal, tanto en inglés como en español, describiendo el proceso con los enlaces para que las personas se registren a la presentación del panel y cualquiera de las discusiones en grupos pequeños.

Nos dirigimos a nuestra membresía para reclutar traductores voluntarios que puedan traducir las nominaciones y prioridades del comité de liderazgo entre español e inglés, así como mantener una lista de voluntarios.

Alcance completo

En septiembre comenzamos a enviar por completo los mensajes de correo electrónico semanales que instan a las personas a registrarse.

También abrimos nominaciones para los miembros del Comité de Liderazgo en nuestro sitio de votación.

A medida que llegan las nominaciones, asignamos traductores voluntarios para la traducción.

Cada miembro facilitador del CD recibe actualizaciones semanales sobre cuán completas están sus sesiones y se espera que hagan trabajo dedicado para completar sus sesiones (objetivo de 15 personas por discusión en grupos pequeños).

Comienzo de las reuniones

Después de la presentación inicial del panel, se realiza una grabación con un enlace prominente y se envía un correo electrónico a todos los miembros, alentándolos a mirarlo por si se perdieron la presentación en vivo.

Después de cada discusión en grupos pequeños, los facilitadores miembros del Comité de Dirección son responsables de publicar un resumen de las prioridades identificadas en nuestro sitio web de discusión.

Después de cada reunión se envía un correo electrónico a la membresía completa con un enlace a las prioridades discutidas y motivando a comentar sobre ellas en línea y registrarse para una próxima discusión por si aún no lo han hecho.

Finalización de las reuniones

Cerramos las nominaciones para la elección de candidatos al Comité de Liderazgo en el último día de las reuniones del grupo pequeño.

El grupo de estrategia revisa todas las prioridades presentadas, redacta una lista resumida de prioridades, obtiene la aprobación del Comité de Dirección y las publica en el sitio de votación (2 semanas)

Las prioridades están traducidas (1 semana)

Votación

Enviamos un anuncio a la membresía de que la votación en línea está abierta por exactamente una semana.